O bom funcionamento do
Clube está diretamente relacionado a uma boa administração da secretaria que
deverá ter uma pessoa ativa, não depender de estímulo exterior (empurrão), ser
responsável por todos os registros e relatórios do Clube, pois é aí que estará
registrado o nível de programa do Clube.
A secretaria precisa
anteceder os eventos em, pelo menos, 2 semanas. (Ex.: Qdo tem
passeio/acampamento, a informação e autorização deverão estar com os pais já na
semana anterior, então as papeladas deverá ser entregue duas semanas antes). É
o dia a dia q vai dando maior flexibilidade/artimanhas para cada tarefa.
Dentro de alguns dos deveres da Secretaria o que
deverá ser avaliado pelo Regional será:
1. Arquivo com ficha de cada Desbravador;
2. Relatório das reuniões de pais e da Diretoria;
3. Cópia dos relatórios enviados à Associação;
4. Álbum histórico (história do Clube);
5. Cópia das cartas e outros documentos
(arquivados).
Deveres
da Secretária do Clube:
1. Conferir todos os relatórios de
unidade e transferi-los para as fichas de registro individual dos
desbravadores.
2.
Registrar todos os pontos e deméritos na ficha de registro permanente.
3.
Exibir pelo menos uma vez por mês, lista dos pontos acumulados por unidade, no
quadro de anúncios (Mural).
4.
Preencher o relatório da associação e enviá-lo ATÉ o dia 10 de cada mês.
5.
Notificar o diretor se um desbravador falta com certa freqüência (sem
justificativa), ou negligência no uso do uniforme.
6.
Ser responsável por uma atraente montagem do quadro de anúncios, que deve ser
trocado freqüentemente. Este quadro chamado MURAL deve ter dois tipos de
direcionamento: do clube para os desbravadores e do Clube para a igreja.
7.
Requisitar materiais e formulários do campo local quando necessário.
8.
Responsabilizar-se por toda a correspondência e digitar as cartas do diretor
quando necessário.
9.
Ser responsável pela biblioteca do clube e conservar um registro de todos os
livros e revistas emprestados e devolvidos tanto pela diretoria quanto pelos
desbravadores.
10. Ter preparado o material necessário
para admissão de novos membros ao clube :
- ficha de inscrição;
- folha contendo voto e lei;
-
informações a respeito do uniforme (se possível uma xerox
do modelo com dicas para a costureira-RUD);
- informações e requisitos para
o juvenil filiar-se ao clube: p.ex.
# ter 10 anos e não mais que 15;
# taxa de inscrição;
# uniforme completo;
# concordar em participar e cooperar
nas atividades (excursões, reuniões regulares, campanhas,
acampamentos, atividades missionárias,
homenagens, classes de especialidades, etc.) antes de ser admitido;
# os pais também deverão assinar na
ficha de inscrição que tomaram conhecimento dos requisitos e que declaram que
concordam e cooperarão em todas as
atividades incentivando os filhos para estar presentes na hora certa.
- Pasta, caderno (c/ etiqueta
de identificação) e caneta.
11.
A secretária poderá ajudar na Tesouraria, quando o Clube não tem uma
pessoa específica para tal (contas em dia, registro de entradas e saídas,
isento de dívidas....)
12. E ter atenção também com a saída do Desbravador, para poder
fazer um relatório correto (motivo da saída, data, etc..)
Compete á secretaria
estar sempre com os formulários preenchidos. Estes formulários são fornecidos
pela Associação para que seu clube tenha todas as informações em perfeita ordem.
Em termos gerais o material necessário:
A.
livro de ata
B. ficha individual de Desbravador
C. pastas p/arquivar: cartas recebidas
e cópias das enviadas
D. relatórios mensais (entregue até dia
10 do mês seguinte em 4 vias: associação, região, secretaria da igreja e
arquivo clube)
E. papel p/carta e envelopes (de
preferência timbrados)
F. formulário p/ controle de unidade e
computação de pontos
G. material escritório: lápis, caneta,
borracha, cola, etc...
A.
LIVRO DE ATA
Neste livro serão
registrados todos os trabalhos da Comissão
Executiva do Clube(Diretores); todas as resoluções tomadas em reuniões;
tudo que se refere ao Clube, mesmo cerimônias ou visitas do Diretor Geral dos
Clubes de Desbravadores da Associação ou
Organizações Superiores.
Este livro deverá ser
guardado á "sete chaves" pois é um documento muito valioso para o
Clube. Não deverá ficar exposto em
qualquer lugar, não deverá passar
de mão em mão. Não se deve arrancar
folhas (essas deverão estar numeradas).
O que mais
precisamente se deve registrar no livro de atas:
1. Todas as reuniões de Diretoria (Comissão Executiva + Grande Conselho
(Diretores e Conselheiros) e votos tomados contendo data, nome dos presentes
com seus respectivos cargos.
2. Todas as reuniões da Comissão
Executiva e votos tomados
3. Todas as reuniões de pais (nome de cada um deles ou então uma lista
com nome dos filhos e espaço p/cada pai assinar)
4. Todas as cerimônias realizadas como investiduras de: lenço, classes
JA, classes avançadas, faixa de especialidade e especialidades.
5. Modificações na Diretoria
6. Visita a membros da Diretoria Geral dos Clubes ou representantes das
organizações superiores
7. Solenidades como: promoções de
membros, participação em desfiles ou guarda de honra, inauguração em que o
Clube toma parte, medalhas ou troféus conquistados por serviços prestados
8. Outros
B. FICHA INDIVIDUAL DE DESBRAVADOR
O ideal é que nessa
ficha contenha todas as informações do Desbravador, mas todas mesmo (além das
informações rotineiras deverá constar: se tem algum problema de saúde, data de
batismo, se já foi desbravador e quais classes e especialidades tem, nome e
profissão dos pais, etc.. - vide manual verde).
C. PASTAS PARA ARQUIVO DE: cartas recebidas + cópias das enviadas
Enviar respostas ás
cartas por + simples que sejam. As cartas recebidas deverão ter o visto e data do(a) diretor(a) e do(a)
secretário(a) e dependendo da mensagem deve ser exposta no mural para que os
Desbravadores tomem conhecimento (p.ex. felicitações pelo desempenho em Campori, convite de outros
clubes, etc...); e as cartas enviadas deverão
ter uma cópia arquivada de preferência com uma lista de quem as recebeu.
Se o Clube tiver um
armário, ótimo se não tiver podemos
arquivar essas cartas em pasta com ferragem ou pasta polionda. A mais adequada
seria a com ferragem para que as cartas não
fiquem dobrando e amassando.
D. RELATÓRIOS MENSAIS (entregue até dia 10 do mês seguinte em 4 vias:
associação, região, secretaria da igreja, arquivo clube). Fornecido pela
Associação.
E. PAPEL PARA CARTA E ENVELOPES (de preferência timbrados)
Isto não quer dizer que
o Clube deva ter dinheiro para mandar uma gráfica fazer o serviço. Use sua
imaginação...hoje podemos contar com a Informática.
F.
FORMULÁRIO Controle Unidade - Fornecido pela Associação
G. MATERIAL DE ESCRITÓRIO: lápis, caneta, borracha, cola, carbono, etc...
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