Administrando um Clube de Desbravadores

Antes de falar de administrar algo, seja uma firma, uma igreja, uma casa, um grupo de pessoas ou o orçamento familiar, é preciso conhecer, ao menos um pouco, esse algo que precisa ser administrado. Mesmo antes das noções da administração de forma geral, é preciso conhecer o trabalho e os objetivos.

Um humilde dono de chácara pode nunca ter tido acesso às muitas matérias, técnicas e teorias administrativas, mas conhece profundamente o terreno, as plantas, as épocas de colher e plantar, consegue saber se os animais estão bem ou não apenas observando o comportamento que conhece de cor, e sabe quando deve guardar, vender, trocar e quando as ferramentas precisam ser trocadas. Se um homem da cidade diz que ele administra bem sua propriedade ele pode se surpreender, mas é exatamente isso o que ele faz.

Claro, se esse homem aprendesse e utilizasse técnicas e teorias que foram formuladas por anos e anos de estudo e experiência vivida, sua propriedade iria ainda melhor. Tudo o que temos hoje sobre administração foi fruto de muita vivência e pesquisa de pessoas interessadas e capacitadas, e fazemos bem em aprender, considerar, aplicar e inovar cada vez mais.

No Ministério dos Desbravadores não é diferente. Só que ao contrário do homem que administra sua chácara lá no interior, fazemos parte de um movimento mundial, que apresenta um crescimento vertiginoso, que já ultrapassa os dois milhões de membros em mais de 90.000 clubes. Então, antes de falarmos de técnicas de administração, vamos conhecer o que vamos administrar como líderes. Vamos ver, brevemente, o que é um clube de Desbravadores. Depois de conhecer minimamente sua estrutura, organização, programação, atividades e objetivos estaremos bem mais preparados para Administrar.

E por fim, para nossa consideração, aquilo que é o mais importante: Administração também pode ser entendida como um ministério, e por isso devemos sempre, conforme nossa crença e nossa fé, buscar o apoio e a direção de Deus. E porque somos servos de Deus, cremos que Ele nos dará a porção necessária do Espírito para essa missão. Vamos em frente!

Cláudio Alves Meirelles
Coordenador Geral

Uma visão Geral

Os manuais de administração do Ministério dos Desbravadores, desde os mais antigos até o mais recente, revisado em 2001, apresentam uma divisão que nos facilita a compreensão da amplitude deste ministério. As seções que apresentamos aqui são uma forma de visualizar as áreas de atuação do líder e perceber os diversos pontos que devem constar em nosso esquema de trabalho como administradores de clubes de Desbravadores. Veja só como é intenso o trabalho e como é grande o conhecimento exigido do líder:

Seção A – Uma introdução

Nesta introdução precisamos descobrir o que é um Clube de Desbravadores, o que é o Ministério em que os diversos clubes se constituíram e o porque de todos os detalhes que vemos acontecer no decorrer do trabalho dos líderes e desbravadores. Esta seção compreende:

• A HISTÓRIA DOS DESBRAVADORES
• A FILOSOFIA
• A LIDERANÇA
• A COMPREENSÃO DAS CARACTERÍSTICAS DOS JUVENIS
• A COMPREENSÃO DAS CARACTERÍSTICAS EXIGIDAS DO LÍDER

Seção B – Estrutura de um Clube de Desbravadores

Quais são os diversos componentes funcionais de um ministério como esse? Nesta seção vemos os pequenos detalhes, que como engrenagens de uma máquina, fazem esse imenso ministério de ênfase mundial funcionar precisamente, de modo unificado e padronizado, obtendo crescimento e sucesso apesar dos muitos obstáculos. Esta seção inclui:

• Organização
• Voto, lei e simbologia
• Eleições dos oficiais
• Deveres dos oficiais
• Treinamento dos líderes
• Regiões, setores e coordenadores
• Comissões do Clube de Desbravadores
• Membros
• Relacionamento com pais, igreja e comunidade
• Uniforme
• Sistema de pontuação e avaliação
• Sistema de Excelência
• Regulamentações Gerais
• Sistema de Unidades
• Finanças e normas
• Secretaria e impressos
• Sistema de relatório e informação do campo local

Seção C – Administração

Aqui é o centro nervoso do funcionamento do ministério. Aqui deve estar aquele equilíbrio que mencionamos ao introduzir este material entre o conhecimento e o treinamento para a tarefa de administrar. Esta seção inclui:

• Manutenção do Clube
• Reuniões Administrativas do Clube
• Resolução de conflitos
• Planejamento anual
• Planejamento e estruturação das reuniões
• Metas de curto, médio e longo prazo
• Administração de pessoal (voluntários)
• Administração do tempo e manutenção da agenda.

Seção D – Programação

Depois de saber as engrenagens constituintes do sistema, é preciso avançar e considerar o que a máquina processa. Para atingir os objetivos que nossa filosofia enuncia, é preciso processar uma programação intensa, de atividades motivadoras e ao mesmo tempo instrutivas e transformadoras. Esta seção inclui:

• Programa de matrícula e cadastro
• Classes dos Desbravadores
• Especialidades
• Saídas (acampamentos e excursões)
• Promoção de conhecimentos gerais
• Desenvolvimento do espírito de grupo e hierarquia
• Programas de desenvolvimento físico e mental

Seção E – Atividades

Enquanto a programação diz o que deve ser feito, aqui nos concentramos nas atividades específicas que os cartões de classe, especialidades e eventos nos levam a executar. Veja só:

• Desenvolvimento Social (reuniões sociais, visitas, passeios)
• Assistência social
• Recreação
• Atividades manuais
• Atividades junto à natureza (preservação)
• Camping
• Testificação e atuação na igreja.

Seção F – O clube e a Associação

Por fim, como a Associação entra em tudo isto? Esta seção nos mostra como a coordenação incentiva, direciona e catalisa toda a energia dos desbravadores, num trabalho de apoio e avaliação dos clubes locais. Tudo gira em torno de eventos e atividades extras, promovidas pelos coordenadores para o desenvolvimento da liderança e para o envolvimento dos clubes. Isso se dá através de:

• Convenções de liderança;
• Cursos de líder;
• Cursos de especialidades;
• Cursos de capitães e secretários (preferencialmente nos clubes);
• Reuniões com diretores;
• Dia Mundial dos Desbravadores;
• Feiras;
• Congressos;
• Octogonais, olimpíadas ou congresso olímpico;
• Camporis.

Bom, com tudo isso que vimos, termina a parte de ênfase no conhecimento da estrutura que se quer administrar. Creio que se conhecermos detalhadamente o ministério dos desbravadores, muito mais do que 50% do que precisamos para fazer tudo funcionar estará em nossas mãos, além de uma paixão pelo trabalho que surge no coração de quase todos os que se aprofundam no maravilhoso conhecimento e nas fantásticas aventuras que este ministério proporciona.

Mas acredito também que a utilização do conhecimento em administração é necessária, e pode ser muito proveitoso para o sucesso de nosso trabalho. Assim, vamos ver em seguida alguns pontos sobre administração com foco no trabalho dos Clubes de Desbravadores e do líder.

Administração – Um breve resumo do que seja

Nos muitos conceitos, significados, definições e teorias administrativas encontram-se linhas de pensamento e ação que são úteis ao trabalho dos desbravadores.

Coisas que o homem fazia movido pela necessidade premente, de forma quase automática, depois de estudadas, aprimoradas e trabalhadas o tornaram mais eficaz na resolução de problemas. Em nosso ministério específico, com base nos princípios e indicações bíblicas dos primeiros administradores da obra de Deus e das muitas descobertas no campo teórico nos ajudaram a desenvolver nossa liderança como administradores.

E com isto, temos nosso primeiro e super importante ponto de reflexão:

O ADMINSTRADOR NÃO É LÍDER NECESSARIAMENTE, MAS TODO LÍDER DEVE SER NECESSARIAMENTE UM BOM ADMINISTRADOR.

Administrar, de forma breve, pode ser entendido como fazer as coisas através de outras pessoas. Administração não é fazer tudo você mesmo. Muitos de nós logo percebem que há uma parte administrativa em seu trabalho e outra que deve ser feita por nós mesmos. É importante compreender esta distinção.

Pois bem, se você assume uma posição, quer por imposição da necessidade, por tempo ou experiência, por capacitação ou indicação, você se vê na posição de ter quer fazer coisas através dos outros, ou seja administrar. Isso implica que você precisa resolver conflitos, motivar, treinar, decidir quem faz e que cargo ocupa e outras inúmeras atividades ligadas às pessoas e ao objetivo/trabalho.

É aqui que está o grande diferencial do líder administrador. Se você é somente administrador, seu foco está em que as coisas sejam feitas. Mesmo entendendo que as coisas devem ser feitas através das pessoas, para o administrador puro, as pessoas não são o foco. Mas se você é um líder administrador, você não só tem a visão do que precisa ser feito, mas entende que o processo através do qual essas coisas são feitas deve desenvolver as pessoas, e que o objetivo final só é completo quando há crescimento junto com os objetivos atingido.

Mas, será que se tratando de um ministério cristão, estes conceitos e bases desenvolvidos pelos homens se aplicam? Creio que sim, primeiro por que antes mesmo que muitos estudiosos mais recentes se gabassem de suas teorias e noções, já encontrávamos na Bíblia as mais completas noções do que seja administrar, tendo como exemplo mais famoso a experiência de Moisés e o aprendizado com o sogro.

Por que os cristãos devem Administrar?

- Os cristãos devem administrar bem porque devem ser bons despenseiros. (Mat. 25: 14-30)

- Os cristãos devem administrar bem porque temos na Bíblia o exemplo de homens, abençoados por Deus, que foram bem sucedidos em conseguir que as coisas fossem feitas através de outras pessoas (José; Daniel; Paulo)

O Processo de Administração

Bom, já que fizemos a distinção entre administrar os outros e fazer as coisas você mesmo,  e vimos que o cristão tem exemplos e crenças que o dizem da necessidade de saber administrar bem,  vamos focar nesse processo os passos que nos levam a sermos mais eficazes no gerenciamento de pessoas. Vamos dar atenção a este ramo da administração em função dele ser o mais exigido em um clube de Desbravadores.

Existem quatro aspectos principais no gerenciamento de pessoas:

• Planejar – predeterminar um curso de ação;
• Organizar – colocar as pessoas dentro de uma estrutura para alcançar determinados objetivos;
• Liderar – fazer com que as pessoas ajam de forma efetiva;
• Controlar – assegurar-se de que o desempenho esteja de acordo com o planejado.

Um bom administrador faz bem cada uma dessas quatro coisas. Elas estão conceitualmente em seqüência.

Concluindo

Claro, não podemos nos esquecer do fato de que quem administra se envolve com questões financeiras e contábeis, que também estão presentes entre os desbravadores. Sabemos que haverá os momentos burocráticos: os muitos procedimentos, papéis e normas. Isso é comum quando se fala em administração.

Porém, manteremos o nosso foco nas pessoas, com base naquele primeiro momento em que vimos tudo o que forma o Ministério dos Desbravadores. E  para concluir, vamos ter sempre em mente o seguinte modelo mental, conforme a figura abaixo, que nos orientará sempre que pensarmos na questão do líder administrador. O modelo é múltiplo, envolve tempo, espaço e recursos, mas lembre-se: O FOCO SÃO AS PESSOAS.

Fonte: http://www.paulistana.org.br/